Lotta Rehnman - 5.2.2021

Retrospektiivi – mikä retrospektaakeli…?

Retrospektiivi, eli retro, on oman toiminnan tarkastelua ja kehittämistä havaintojen perusteella. Retropalaverissa käydään takautuvasti läpi, miten projekti on sujunut. Retroilun ansiosta projektissa keskitytään liiketoiminnan kannalta oikeiden asioiden tekemiseen, mahdollisista virheistä voidaan oppia, ja laadunvarmistus tehostuu.

Retron vetäjänä, eli fasilitaattorina, toimii projektin ulkopuolinen henkilö. Näin kaikki projektin osallistujat voivat keskittyä olennaiseen, eli pohtimaan kulunutta projektia ja sen tapahtumia. Retrossa tehdyt havainnot ja opit dokumentoidaan ja viedään käytäntöön heti.

Miten retroillaan

Me, JCO:ssa, retroilemme aina kun projekti on päättynyt, esim verkkopalvelu on julkaistu. Retro toteutetaan Atlassian:in playbookin mukaan, välillä kaikki paikan päällä post-it lappuja käyttämällä ja välillä etäyhteydellä, Jamboardin avulla. Molemmat toimivat oikein hyvin.

Retroissa kysytään kolme kysymystä;
– Mikä meni hyvin?
– Mitä voimme seuraavan kerran tehdä paremmin?
– Mitä toimenpiteitä pitäisi tehdä?

Prosessissa käydään läpi kysymykset yksi kerrallaan. Kaikki yksittäiset osallistujat saavat ensin 5-10 minuuttia aikaa kirjoittaa post-it-lapuille ajatuksensa ensimmäisestä kysymyksestä: ”Mikä sujui hyvin?” Tämän jälkeen keskustellaan yhdessä noin 10-15 minuutin ajan siitä, mitä on kirjoitettu lapuille. Sitten siirrytään seuraavaan kysymykseen: ”Mitä voimme tehdä paremmin seuraavalla kerralla?” ja sama menettely toistuu. Lopuksi keskustellaan toimenpiteistä, jotka tulisi toteuttaa virheiden korjaamiseksi, asiakaskokemuksen parantamiseksi tai liiketoiminnan kehittämiseksi.

Retrovetäjän tehtävänä on johtaa keskustelua ja tiivistää keskustelun tiedot. Menettely näiden kolmen kysymyksen ympärillä kestää noin tunnin.

Micce Rönnblad, graafikko – JCO

”Retro on hyvä ja tehokas tapa kehittää omaa toimintaa! Positiivisella tavalla käydään läpi projektia, ja kaikkien mielipiteet ovat tärkeitä! Tästä oppii itsekin paljon, kun kuulee mitä muut kolleegat ajattelevat projektin kulusta, haasteista ja etenkin onnistumisista”

Projektiarvioinnista saamamme kokemukset vievät yritystä vahvasti eteenpäin ja onnistumme tekemään projekteista parempia ja tehokkaampia tulevaisuudessa – tämän ”retrospektaakelin” ansiosta.

Lotta Rehnman