Etäpalaveri on tehokas ja turvallinen – näin sen teet

Etätyö on monestakin syystä nykyään suosittua ja suotavaa. Meillä JCO:ssa tehdään nyt paljon töitä kotoa käsin, ja olemme rakentaneet ja hankkineet sitä varten monenlaisia käytännöllisiä työkaluja. Etänä voi pitää myös palavereita, alkaen ryhmäpuheluista ja Skypestä aina siihen, että pian osallistujilla on VR-lasit päässä ja he näkevät läsnäolijoiden avatar-hahmot saman pöydän ääressä.

Miten etäpalaveri onnistuu ja miksi sellainen kannattaa pitää? Tässä muutama tärkeä pointti.

Kun olemme toisiimme netin välityksellä yhteydessä, on tietysti tärkeintä, että tekniikka toimii. Tarvitaan hyvä nettiyhteys, tietokone ja helppokäyttöinen ratkaisu kokouksen järjestämiseen. Me suosimme Google Hangoutsia, joka on Googlen kehittämä pikaviestejä ja videopuheluita tarjoava palvelu, jossa voi helposti jakaa muille osallistujille oman näytön näkymän. Sitä varten ei tarvita erillisiä asennuksia koneeseen, mutta kokoukseen kirjautumiseen on hyvä antaa etukäteen selkeät ohjeet. 

Tekniikka kannattaa testata ennen kokouksen alkamista, varsinkin tärkeissä kokouksissa. Eli aina, sillä palaveria ei kannata järjestää, ellei se ole tärkeä.

Älä pidä palaveria ilman esityslistaa. Kokoukseen on turha tulla edes etänä, jos kukaan ei tiedä, mistä siinä on kyse. Järjestäjä siis vastaa siitä, että osallistujat saavat etukäteen ja ajoissa selkeän esityslistan: mihin kokouksella pyritään, keitä osallistuu, miten pitää valmistautua, mistä puhutaan ja missä järjestyksessä?

On myös jokaisen osallistujan vastuulla, että hän tutustuu esityslistaan etukäteen. Jos se on tehty Google-dokumenttina, osallistujat voivat lisätä siihen ennen kokousta huomioita.

Hyvässä palaverissa joku on puheenjohtaja ja joku toinen kirjaa muistiinpanot. Kannattaa myös varmistaa, että puheenjohtaja tai muu osallistuja pystyy jakamaan näyttönsä muulle kokousväelle.

Ole paikalla, kun palaveri alkaa. Mikään ei ole niin ärsyttävää, kuin odottelu yksin palaverissa. Tämä pätee myös etäkokouksiin. Odotellessa ei ole kovin helppo ruveta puuhaamaan jotain hyödyllisempää. Myös kesken kokouksen mukaan tulevat osallistujat sananmukaisesti keskeyttävät kaiken. Kunnioita siis muita ja avaa yhteys ajoissa.

Pidä kamera päällä ja ole läsnä

Kun osallistujat näkevät toisensa, on keskittyminen parempaa ja kommunikointi onnistuu. On myös hyvä sopia, että kukaan ei palaverin aikana puuhaile muuta, ei avaa kännykkäänsä eikä selaile sähköposteja. Näinhän me toimimme muissakin palavereissa – tai niin ainakin pitäisi toimia.

Sovi siis kaikkien kanssa nämä asiat: mikrofoni ja kamera pidetään päällä, kännykkää ei selata ja sähköposteihin ei vastailla.

Palavereissa on aina suupaltteja, jotka puhuvat välillä toisten päälle. Ja osa ei sano mitään. Puheenjohtajan kannattaa antaa vuoronperään puheenvuoroja sekä erikseen kysyä kommentteja ja näkemyksiä hiljaisilta, jotta he pysyvät paremmin mukana.

Kannattaa valita hyvin paikka, jossa osallistut palaveriin. Kahvilan nurkkapöydässä on kiva istua, mutta pienetkin astioiden kolinat kuuluvat todella voimakkaasti muiden korviin. Myös liikenteen melu saattaa häiritä, vaikka olisit siihen itse tottunut. Etsi siis hiljainen paikka osallistumiselle.

Mieti myös, miltä näytät palaverissa. Vanha tarina kertoo miehestä, joka osallistui videoneuvotteluun kotoaan ilman housuja – ja unohti kameran olevan päällä. Kannattaa siis pukeutua siististi ja myös katsoa, miltä taustalla näyttää. Jos osallistujan takana siintää tiskivuori, se voi taatusti haitata muiden keskittymistä.

Tällä videolla näytetään konkreettisesti, millaista etäpalaverissa usein on. Kun asiat on hoidettu oikein, palaverit eivät ole komediaa.

Tulevaisuuden palaveriin tullaan VR-lasit päässä

Kuvittele tilanne: Laitat VR-lasit kasvoillesi ja olet neuvottelutilassa. Muut osallistujat näkyvät vieressä ja voit jutella heidän kanssaan. Olet läsnä ja tuntuu, että voit melkein koskettaa. Tekniikka kehittyy niin huimaa vauhtia, että aivan oikean näköinen avatar-hahmo on luonnollinen, liikkuu ja toimii kuin ihminen itse. Virtuaalitodellisuus ei koskaan korvaa oikeaa todellisuutta, mutta etäpalavereihin se voi tuoda valtavan paljon hyvää kommunikaatiota ja kohtaamista.

Me teemme virtuaalitodellisuuden projekteja. Jos esimerkiksi haluaisimme esitellä osallistujille esitysten lisäksi tiloja tai tuotteita, tulevaisuudessa niihin voidaan palavereissa siirtyä heti tai niitä voidaan katsella eri kulmista. 

Jos haluat kuulla lisää VR:stä tai muista toimintaasi auttavista keinoista, ota yhteyttä. Voimme sopia, koska pidämme yhdessä etäpalaverin.